Meldeverfahren für elektronische Aufzeichnungssysteme

Kassen(-systeme) müssen seit dem 01.01.2025 an die Finanzverwaltung gemeldet werden! Für die Mitteilung an das zuständige Finanzamt stehen drei Wege zur Verfügung. Für alle gilt die sog. Brutto-Methode auf Betriebsstättenebene, d. h. eine einheitliche Mitteilung für alle Kassen(-systeme) einer Betriebsstätte. Folgen der erstmaligen Meldung spätere Änderungen, muss nicht nur die einzelne Änderung gemeldet werden, sondern auch hier jeweils der gesamte Datenbestand der betroffenen Betriebsstätte. Jede validierte Meldung löst ein Protokoll über die (erfolgreiche) Datenübermittlung in ELSTER aus, das zur Verfahrensdokumentation genommen werden sollte.

Es sind verschiedene Szenarien denkbar, wer die Meldung auf welche Art und Weise vornimmt. Einige Dienstleister bieten Schnittstellen an, um die Daten selbstständig über das ELSTER-Portal an die Finanzverwaltung zu übermitteln. DATEV bietet hierfür die Lösung DATEV Kassenmeldung an. Informationen dazu über www.meinfiskal.de.

Zum Beginn der Mitteilungsverpflichtung hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 28.06.2024 festgelegt, welche Meldefristen im Einzelnen zu beachten sind:

•  Vor dem 01.07.2025 angeschaffte Kassen (-systeme) sind bis zum 31.07.2025 zu melden.
• Ab dem 01.07.2025 angeschaffte Kassen(-systeme) sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen.
• Vor dem 01.07.2025 endgültig außer Betrieb genommene Kassen(-systeme), die im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, sind nur mitzuteilen, wenn die Meldung der Anschaffung zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist.
• Ab dem 01.07.2025 außer Betrieb genommene Kassen(-systeme) sind innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme mitzuteilen. Dies bedingt die vorherige Mitteilung der Anschaffung.
• Für Taxameter und Wegstreckenzähler gelten Sonderregelungen.

Im Zuge der Einrichtung des Meldeverfahrens kontrovers diskutiert wurde die Frage, wann ein elektronisches Aufzeichnungssystem (eAS) – durch die steuerliche Brille gesehen – erstmalig entsteht („Geburtsstunde“) und welche Meldepflichten daraus resultieren. Tatsächlich können bei Kassen im „Baukasten-System“ mehrere Meldungen innerhalb kurzer Zeit erforderlich werden.

Jedes einzelne Gerät ist beim Finanzamt anzugeben. Zu beachten ist jedoch, dass alle Kassensysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung zusammengefasst werden müssen. Zu übermitteln sind Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen sowie Angaben zur Art des elektronischen Aufzeichnungssystems einschließlich der Seriennummer und zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung, die Anzahl der genutzten Systeme und deren Anschaffungsdatum.

Auch die Nichtnutzung einer Registrierkasse muss dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden – unabhängig davon, ob die alte Kasse gestohlen wurde, ersetzt wird oder defekt ist. Auch in diesem Fall beträgt die Meldefrist einen Monat. Hier muss der Unternehmer das entsprechende Datum und den Grund an das Finanzamt übermitteln.

Hinweis
Es gilt stets zu beachten, dass Unternehmer für die fristgerechte Meldung Ihrer elektronischen Kassensysteme an das Finanzamt selbst verantwortlich sind (§ 146a Abs. 4 AO). Sie können diese Verpflichtung auch delegieren. Klären Sie jedoch rechtzeitig, wer in Ihrem konkreten Fall die Meldung übernimmt und stellen Sie sicher, dass alle nötigen Informationen wie Seriennummern, TSE-Zertifikate und Anschaffungsdaten vorliegen.